【現役オンライン秘書に聞いた】オンライン秘書の仕事内容。こうやって活用しよう！

『オンライン秘書は便利そうけど、何ができるかわからなくて頼めない・・・』

もしもこんな状態だとするととてももったいない！

オンライン秘書に仕事を外注することで、雑務から解放され本来やりたかった仕事に集中できるようになるからです。

そこで人事屋編集部では、現役のオンライン秘書にどんな仕事をしているか実際にヒアリングし、あなたの会社でどんな風に役に立つのか具体的にご紹介していきます。

それではまずは、オンライン秘書に仕事を依頼する流れからご紹介していきましょう。

依頼主からオンライン秘書の担当者が仕事を請け負うまでの流れ

オンライン秘書に仕事を依頼するときには、ディレクターを介する流れが一般的です。

ディレクター制の仕組みは下図のとおり。

仕事の流れを詳しく見ていきましょう。

依頼主からディレクターへの仕事相談

依頼主となるあなたは、はじめに依頼内容をディレクターに相談します。

相談をうけたディレクターは以下の観点で依頼内容を確認し、必要におうじて業務を調整します。

• 専門性が高すぎないか
• 仕事量がおおすぎないか
• 社会的に問題ないか

対応可能な仕事の場合は、納期や依頼内容の詳細、作業上の注意点などをオンラインでやりとりしていきます。

ディレクターから作業を行うメンバーへの仕事相談

依頼主（あなた）とディレクターで方針がきまったら、ディレクターは作業を行う担当秘書を選定します。

依頼には次の2通りの方法があります。

オンライン秘書メンバーから立候補する場合

ディレクターがメンバーに「●●の仕事ができる人」を募集し、オンライン秘書メンバーが立候補する方法です。

納期までに対応できるメンバーが立候補し、基本的には早い者勝ちできまります。

ディレクターから担当者を指名する場合

ディレクターが担当するメンバーを決める方法で、例えば次のようなメンバーから選ばれます。

• 過去に類似の仕事経験があるメンバー
• ディレクターとの仕事経験が長く信頼があるメンバー

ディレクターから依頼をうけたメンバーは、納期や内容を確認し問題なければ仕事を請け負います。

担当となった秘書の対応（公募/個人依頼の共通点）

担当になった秘書は、はじめに業務にかかる予定時間をディレクターに提出します。

担当秘書は実績時間を都度ディレクターに報告し、オンラインのタイムカードで時間が管理されていきます。

以上が、依頼主⇔ディレクター⇔メンバーのやりとり概要です。つづいて、具体的な業務例をご紹介していきます。

具体的な業務の例

ここからは、具体的な業務の例をご紹介していきます。

ぜひ、あなたの会社でオンライン秘書を活用する姿をイメージしながら読み進めてみてください。

音声書き起こし

ボイスレコーダーで録音された会議や取材の音声データを書き起こす業務です。

書き起こしは負荷のたかい業務であり、オンライン秘書への依頼が多い案件の一つとなっています。

納品されるまでの期間は？

通常納期：およそ1週間　※急ぎの案件では翌日納品の相談も可能

音声書き起こしのデータ時間

通常、会議やセミナー、インタビューなど1時間〜1時間半程度の音声データが多いです。長いものでは2〜３時間あり、複数人で分担するケースもがあります。

担当者や録音内容の難易度によって音声データの書き起こしにかかる時間は異なります。

参考：録音データの種類

依頼される音声データの内容は主に次のようなものが挙げられ、音声だけの場合と映像付きの場合があります。

全体を録音、録画したものをそのまま渡される場合もあれば、必要な部分だけを切り取って渡される場合もあります。

音声書き起こしのデータはMP3、MP4、WAVなどで渡されることが多いです。

セミナー

主催した個人や会社が録音、録画した音源を文字に書き起こします。一般向けのものから専門性の高いものまで内容は様々です。後者の場合、その業界の人に対するセミナーなので、専門用語がたくさん出てきて、書き起こしに時間がかかります。

会議（社内、社外）

会議は基本的に社外秘の情報なので、書き起こし依頼があるのはディスカッションのような会議や座談会などの音声です。数人が話しているので、事前に参加者が何人か（できれば性別や名前など）を伝えておくとスムーズに進められます。通常の会話なので話し声や相づちが重なることも多く、難易度は高めです。

インタビュー

依頼主本人、または依頼会社の社員が他者にインタビューした時の音源です。業界の話や個人、会社のサクセスストーリーなどを中心に話が進むので、比較的にわかりやすい内容が多いと言えます。

書き起こしのファイル形式は？書き起こす際の注意点

書き起こしの成果物はwordやgoogle doc.で提出されることが一般的です。依頼主からファイル形式の指定可能です。

音声を書き起こす際には次のような編集を行います。

• 話し手の間繋ぎの言葉「あ〜、あの〜、え〜」などそれ自体に意味のない言葉
• 一文の中で繰り返している言葉

このように余分な言葉を取り除く作業を『ケバ取り』といい、文字にした際の読みやすさの調整していきます。

ライティング

あなたの自社webサイトに載せる文章を執筆してもらのがライティングの作業です。

• コラム、ブログ
• SNS
• ランディングページ

納品するまでの期間は？

ライティングの納期は通常は1週間程度で、急ぎの案件では翌日ということもあります。

文字数は案件次第で、たとえば300～10,000文字など依頼主の希望に沿った依頼が可能です。

ライティングの内容

コラム、ブログ
“会社のホームページに載せているコラムやブログを代筆する作業で、次のような依頼が可能です。
・依頼主（あなた）が書いた原稿を修正してもらう
・大まかな記事内容を提示し、記事を作成してもらう
・テーマのみ提示し、記事内容も含めて作成してもらう”

また、前述の『音声書き起こし』でできた原稿を記事として編集するのもライティングの作業の一つです。

SNSでの発信
“依頼主の会社公式のSNSアカウントから会社情報を発信する業務です。次のようなメディアを対象として、イベントや定期的なお知らせなどを文章化し、投稿します。
・Facebook
・Instagram
・Twitter”

ランディングページ
ランディングページとは、web広告を経由して自社の情報が閲覧される際に、閲覧者（検索ユーザー）が一番最初に見るWebページ（購買促進画面）のことです。

会社の事業や商品に興味をもってもらうための重要なWebページで、高いクオリティが要求されます。このため、実務経験があるメンバーが請け負います。

リサーチ

リサーチは提示された条件に合致する情報をピックアップしたり、理解しにくい用語をわかりやすくまとめたりする作業です。対象の範囲が広く、依頼主によってカスタマイズしやすい業務だとも言えます。

依頼をうけて納品するまでの期間

通常依頼日の翌日〜2日後に納品され、急ぎの案件では当日なるべく早く、という相談も可能です。

リサーチの内容

リサーチ業務の範囲は広いため、代表的なものを以下に挙げます。

条件に合う情報の選定
条件に合う企業、イベント、会食場所などをピックアップする業務です。

リサーチの例
・競合他社が、ある地域にどのくらい存在するか。
・依頼主の企業が出展できそうな大規模イベントにはどんなものがあるか。
・指定された日時、条件で会食場所を探してほしい。　　など。

手順リサーチ
依頼主が知りたいことをリサーチします。

例
・海外に支店を出す場合の手続き。
・法的に提出すべき書類は何か。
・政府主導のプロジェクトを進めるにあたり、必要な書類は何か、どうやって揃えれば良いか。　など。

納品の方法は？

納品のファイル形式はOffice(word, Excel, power point)かgoogleクラウドを使うことが多いです。（依頼主によって指定可能）

特に指定がなければ業務を行うメンバーが自ら考えまとめていきます。文章だけの場合や、表やグラフを使う場合もあります。情報量はA4文書1~3枚程度にまとめられることが多いです。

もちろん依頼主の要望通りにまとめることも可能です。

リサーチの方法は

リサーチは基本的にインターネット情報をもとにします。さらに詳しく調べてほしい、専門書から引用してほしいという依頼があれば、可能な範囲で対応します。

ただし、専門書の購入やインターネット上での情報調査には時間と労力がかかるので、料金を追加で支払うことになります。そのため、実際には、ほとんどの案件がインターネットでのリサーチです。

営業支援

依頼主の営業活動の支援をおこないます。会社での営業事務のようなものです。

依頼をうけて納品するまでの期間

営業支援の業務は多岐にわたり、納期は案件によってさまざまです。例えば、請求書の作成などは締め日によって月初、月中、月末などが納期となります。見積書の場合は、案件が発生する都度の依頼で翌日か翌々日には提出します。

業務の内容

営業支援は、会社で行う一般的な営業事務と同様な業務内容で、以下のようなものがあります。
・各種書類発行（見積書、請求書）
・在庫管理
・顧客リストの管理、更新
・第一アポイントメント（新規開拓）
・商品の販売情報や集客情報などの資料作成、管理
・書類作成
・PDFファイルをWordやExcel に書き換える
・SNSへの投稿　など

多くの業務は定期的に発生するため、同じメンバーが続けて担当することがよくあります。

オンライン秘書で依頼が増えているのがSNSへの投稿です。会社のfacebookやInstagram、twitterなどに定期的に投稿したり、You Tubeに出演したりする場合もあります。

成果物はどのような形式で提出する？

営業支援業務の場合、成果物の形は業務によってさまざまです。例えば書類やデータの作成業務では資料を納品して業務を終了します。依頼主に納品するのが基本ですが、依頼主のクライアントに直接書類を送付することも可能です。

顧客のリスト管理や在庫管理などは依頼主の会社とファイルを共有し、適宜更新していくこともあります。

アポイントメント業務も大抵の場合メールやメッセージを使うことが多いので、先方にメールを送った時点で終了します。やりとりの対応まで業務に含まれている場合、先方とのやりとりをします。

イベント参加者数、アンケートなどのとりまとめ

依頼主の会社が行ったイベントやアンケートなどの集計です。

依頼をうけて納品するまでの期間は？

分量によりますが、依頼を受けてから翌日か翌々日には提出します。依頼主が会議などでアンケート結果を使いたい場合は納期を早める相談が可能です。

業務の内容

依頼主の会社がイベントを行う際、その参加人数と参加者アンケートを取ることがあります。次回のイベントに活かしたり、会議の資料にしたり、使い道は様々です。

オンライン秘書はその参加人数とアンケートをExcelなどにまとめます。

どのような形式で提出する？

アンケートは手書きのものが多くPDFなどのデータで送られてきます。選択式と記述式の回答が一緒になっているアンケートは、Excelに表やグラフを使ってまとめていきます。

“例えば就活イベントでは依頼主が来場者情報を収集し、メール等でオンライン秘書にデータを送付します。会場ごと、テーマごと、曜日ごとなど分類の仕方は分析したいものによって異なりますが、集計結果をExcelで表やグラフにまとめていきます。分析結果と共に報告することもあります。

”

成果物のグラフや表の形式は指定されないことが多いため、業務担当者が依頼主の意図を汲み取って、使いやすいツールを使ってまとめていきます。

契約書の作成

依頼主が取引先（クライアント）と交わす契約書を作成する業務です。

依頼をうけて納品するまでの期間は？

事前に依頼主とクライアントの間で話がある程度決まってから依頼され、2~3日で仕上げるケースが多いです。ただし、細かい条件が直前で変更になり、そのつど契約書も変更になることがあります。その場合は追加作業として納期は＋1〜2日（なるべく早く）と延長となります。

業務の内容

依頼主が会社で扱っている契約書のサンプルをWordデータで送付します。作成する契約条件も同時に送付することで、その条件を参考にベースの契約書が作成されます。

納品後に追加の条件がある場合、覚書を新たに作成する場合もあります。

取引先との連絡

依頼主のサポートという形で取引先との連絡代行を依頼することが可能です。メールや電話などを使って、依頼主の取引先とやりとりすることもあります。

依頼をうけて納品するまでの期間は？

必要都度に依頼主のクライアントに連絡するため、納期は都度といえます。

業務の内容

依頼主のクライアントに対する確認事項や書類のやりとりが主な内容です。クライアントごとに担当メンバーが異なる場合もあれば、複数クライアントとの窓口をオンライン秘書一名で行う場合もあります。

オンライン秘書とクライアントとのやり取りはメールが基本です。ただし、急ぎの要件などで電話を使用してほしい場合、依頼主の会社から電話を支給することが一般的です。

依頼主のクライアントと連絡をとる際、オンライン秘書は依頼主にも取引先にも失礼のないように依頼主の会社の一員と気を配りながら仕事をします。

発信メールアドレスは何を使うのか。

基本的には依頼主のメールアドレスを使用しますが、仮に会社のメールアドレスを持っていない場合は、オンライン秘書個人のメールアドレスを使ってもらうことがあります。

GoogleやYahooメールはアカウントを持っている人も多いので、フリーメールでも問題ないというところも増えてきています。

その他の業務例

上述の業務の他に以下のような仕事を依頼できます。

・タクシー、フライト手配
・通訳
・プログラミング
・デザイン作成

タクシー、フライト手配

役員秘書のように、タクシーやフライトの検索、手配を依頼できます。

客先までのタクシー手配や、急な出張時の飛行機チケットの検索など、急ぎの業務が比較的多いです。

通訳

外国人顧客のサポートとして通訳を依頼できます。多くの場合はオフライン（対面）で通訳を行い、例えば、イベントに来日したクライアントのアテンド兼通訳を行います。Web上のオンライン会議でも対応可能です。

英語力が高く、気配りができ、そのイベントに参加できるという条件にあてはまるオンライン秘書メンバーが担当します。

プログラミング

プログラミングが依頼可能なオンライン秘書が一部存在します。アプリ開発の手伝いやワードプレスの開発などの業務があります。

プログラミングの実務経験者が担当し、業務の量によっては長期間の案件になる場合があります。

デザイン作成

会社の広報誌、広告、チラシなどのデザインを作成する業務です。クリエイターがイチからデザインを考えるものと、依頼主がイメージしたものを形にするものがあります。

イラストレーションやフォトショップなどのデザインソフトに精通したクリエイターが主にこの業務を行います。

1〜3週間、内容次第ではさらに納期が長くなります。

その他のオンライン秘書のサービス概要をまとめてご紹介します。

上述した業務を含め、オンライン秘書では大きく9つの分類の業務を依頼することができます。

それぞれ概要をご説明します。

オンライン秘書サービス（１）経理代行おすすめポイント

経理業務は正確性がもとめられる繊細な仕事。

細かい伝票整理がめんどくさいというのはもちろん、税法や社会保険制度は毎年改正される可能性があるため、法改正情報のチェックが欠かせないという負担が大きい業務です。

オンライン秘書には経理業務の経験が豊富な人材がいるので、安心して経理業務をまかせることができます。

オンライン秘書サービス（２）人事/採用代行おすすめポイント

人事業務は採用業務のような目立つ仕事だけでなく、給与計算や勤怠管理など地味で間違いが許されない仕事もありますね。

『正直めんどくさい・・・』そんな声が聞こえてきそうです。

そんなときにはオンライン秘書におまかせ。
オンライン秘書のなかには人事業務の経験者が在籍しているので、ここでも活躍が期待できます。

ただし、個人情報の取り扱いにかかわる業務なので、依頼したいオンライン秘書を選ぶ際は料金だけでなく信頼性も十分考慮することが重要。

人事屋編集部のランキングでは信頼性も評価の対象にしています。

オンライン秘書サービス（３）営業サポートおすすめポイント

営業の仕事というのは、顧客に会う前の準備で勝負がつくといっても過言ではありません。

ただ、営業先リストや提案用プレゼンなどの事前準備は、地味な仕事の割に時間がかかるもの。

時間が足りないあまりに営業前日に徹夜で準備し、『当日頭が回らなくてプレゼンがうまくいかなかった・・・』このようなことになりかねません。

オンライン秘書の導入によって営業という仕事の大きな前進が期待できます。

オンライン秘書サービス（４）翻訳おすすめポイント

ある程度自分で外国語が使える場合でも、母国語である日本語にくらべて外国語の業務のほうが作業スピードが落ちるのは避けられません。

そんなとき、ビジネスレベルで外国語を使いこなしてきたオンライン秘書にまかせることで効率的に業務を進めることができます。

書類の翻訳や海外webサイトの調査にはオンライン秘書がピッタリ。

ただし、翻訳ができるオンライン秘書は限られていますので、後ほど翻訳に強いオンライン秘書ランキングをご紹介します。

オンライン秘書サービス（５）総務代行おすすめポイント

総務関連の仕事＝雑務。
あなたもこのようなイメージをおもちではないですか？

総務業務といえばオンライン秘書の得意分野です。

例えば、次のような業務が挙げられます。

などなど、まさにカユいところに手が届く存在ですね。

これらの業務は日常的にこなすことが多いものなので、オンライン秘書の効果がすぐにでも実感できるでしょう。

オンライン秘書サービス（６）メディア：ブログや自社サイト運用のおすすめポイント

Webマーケティングを成功させるためには、自社のwebメディア（ホームページ、ブログなど）の積極的な運用が必須といっても過言ではないでしょう。

ただ、重要なのはわかっているけどほかの業務を優先して後手になりがちなのがこの業務。そんなwebマーケティング業務を加速させるためにオンライン秘書の手を借りることはとても強力な手段です。

オンライン秘書サービスの中には、webコンテンツのリサーチや作成,維持管理が得意な会社が複数存在します。

オンライン秘書サービス（７）ECサイト運用代行おすすめポイント

ECサイトの運用は商品売買が発生するため、商品の受発注や売上の管理などの面で繊細さが求められる仕事。

オンライン秘書の中にはECサイトの運用サポートが得意な会社も存在しますので、安心して外注できます。

オンライン秘書サービス（８）SNS運用おすすめポイント

顧客との接点を増やすツールとしてSNSを運用することは、近年非常に重要なマーケティング戦略となっています。

例えばフォロワー数が多く影響力が強いアカウントは、１つの投稿だけで商品が飛ぶように売れることがあるほど。

ただ、上にあげたSNSサービスは、それぞれユーザー層が異なりバラバラな運用戦略が必要となるため、個人やベンチャーなどの少人数体制でうまく運用するにはハードルが高いというのが実情です。

オンライン秘書に運用を依頼することでSNS活用が推進できますよ。

オンライン秘書サービス（９）オフライン業務おすすめポイント

オンライン秘書サービスの会社の中には”オンライン”といいながら、書類スキャンや領収書の管理など、オフラインの事務手続きを代行できるものがあります。

領収書を『週末にでもまとめて整理しよう』と思ったまま放置してしまい、月末などの夜遅くにクタクタになりながら整理する、といった経験はありませんか？

定期的にオンライン秘書に伝票整理を頼むことで、驚くほどストレスが軽減されます。

さらに具体的なオンライン秘書の活用事例が知りたい場合はこちらの記事をご参照ください。

オンライン秘書の仕事内容まとめ

オンライン秘書の仕事内容について解説してきました。

オンライン秘書は低コストで人手不足の解消につながる心強い存在。もしも今、あなたが人手不足に悩んでいるなら、一日でも早く対策が必要

当サイト人事屋では、オンライン秘書の基礎知識の他、実際の選び方やおすすめのオンライン秘書会社を解説しています。

こちらの記事で詳しくお伝えしていますので、ご参考までに。

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それでは！